Ruang Lingkup, Azaz, Tujuan dan Peran Keprotokolan

MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Materi Semester Gasal Kelas XII Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Protokol :

-    Definisi Protokol

-    Azas Keprotokolan

-    Tujuan Protokol

-    Peran Keprotokolan

-    Unsur Protokol

-    Tugas dan Fungsi Protokol

-    Syarat Petugas Protokol

-    Sumber Protokol

-    Aturan Keprotokolan

-    Ruang Lingkup Tugas Protokol

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

DEFINISI PROTOKOL MENURUT PARA AHLI

1)    Protokol ialah (a) surat-surat resmi yang memuat hasil-hasil perundingan/persetujuan. (b) peraturan-peraturan upacara di Istana Kepala Negara, dan (c) berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu Negara (W.J.S. Poerwadarminta “Kamus Umum Bahasa Indonesia”).

2)    Protokol adalah (a) lampiran pada perjanjian Negara, (b) laporan penelitian tentang rapat politik (An English Indonesian Dictionary)

3)    Protokol berasal dari bahasa Yunani yaitu “pro tos” yang artinya lembar pertama dan “kola” yang artinya melekatkan. Jadi pada mulanya protokol berarti lembar pertama yang dilekatkan pada sesuatu dokumen berisi persetujuan yang bersifat nasional maupun internasional. Kemudian arti protokol berkembang sehingga arti dan pengertian protokol adalah catatan resmi yang dibuat pada akhir setiap sidang dan ditanda tangani oleh segenap peserta sidang, atau dapat disebut “perjanjian internasional”. Selain itu arti kata protokol adalah dokumen yang berisi hak-hak dan kewajiban, kelonggaran-kelonggaran dan kekebalan yang dimiliki oleh seorang Diplomat “protocole diplomatique atau protocole de chancellerie” yang dalam bahasa Indonesia dapat disimpulkan dalam “tata tertib pergaulan internasional, sopan santun diplomatic” atau dengan istilah lain “rules of international politeness” (Badan Litbang Deplu RI “Pedoman Tertib Diplomatik dan Tertib Protokol II”)

4)    Definisi Protokol menurut Pasal 1 ayat (1) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 ialah ”serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan terhadap seseorang dengan dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam Negara, pemerintah, atau masyarakat”.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1.      Azas kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2.      Azas ketertiban dan kepastian hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.

3.      Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.

4.      Azas timbal balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

5.      Azas Keagamaan

           

     TUJUAN KEPROTOKOLAN

-    Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

-    Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

-    Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai

-    Membuat kegiatan lebih berkesan

-    Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat

-    Membuat kegiatan lebih menarik

PERAN KEPROTOKOLAN

-   Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

-   Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalan lancar 

-   Penentu keberhasilan suatu acara

-   Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

-   Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN

-    Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

-   Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

-    Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.

-    Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1.    Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler

2.  Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan

3.    Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler

4.    Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya

5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.

6.    Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

TUGAS TERSTRUKTUR (untuk 2x pertemuan) 😊😊😊 1.    Berikan pendapat kalian pentingnya suatu keprotokolan bagi kelancaran suatu acara! 2.  Analisislah satu kegiatan keprotokolan di salah satu instansi (saat prakerin) dan berikan ulasan anda!