Etika Berkomunikasi melalui Telepon

ETIKA BERTELEPON

       Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda.

Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu
menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.

1.   Etika bertelepon

v  Mengangkat  dengan segera bila telepon bordering

v  Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon

v  Menggunakan bahasa yang formal, sopan, tepat, dan baik

v  Menyapa penelpon dengan sebutan ibu/bapak

v  Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan

v  Bertanya dengan bijaksana

v  Mencatat pesan

v  Mengucapkan terimakasih dan salam pada akhir pembicaraan

v  Meletakkan gagang telepon dengan pelan

2.   Hal-hal umum dalam menerima telepon

v  Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin

v  Telepon yang berasal dari sambungan langsung, tidak melalui telepon berbeda penanganannya dengan telepon dari saluran tidak langsung

v  Gunakan bahasa resmi dan komunikatif

v  Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelpon berada ditempat secepatnya dihubungkan kepadanya. Jika tidak ada tanyakan apa yang dapat dibantu, apa keperluannya, apa pesannya.

v  Apabila telpon salah sambung jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung

v  Bila penelpon akan menghubungi pimpinan maka ada hal tertentu yang harus diperhatikan yaitu identitas si penelpon

v  Bersikaplah sopan, ranah, hangat, dan akrab

3.   Hal-hal khusus dalam menerima telepon

v  Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri, sementara tangan kanan memegang alat tulis untk mencatat pada LPT

v  Menyampaikan salam

v  Menyebutkan identitas diri, kantor, atau perusahaan

v  Mencatat hal-hal penting dalam LPT

v  Bila penelpon kurang jelas, jangan menyebutkan kata “apa”, “hah” atau “heh”

v  Jika penelpon belum menyebutkan identitasnya mintalah agar penelpon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang bisa dihubungi

v  Usahakan menerima telepon dengan bersemangat

v  Jika penelpon terdengar tidak ramah atau bermaksud mengadu, tanganilah secara professional, tetap tenang, kendalikan diri, sabar, bijaksana namun tegas

v  Jadilah pendengar yang baik

v  Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat, dan tepat

v  Menyebut nama penelpon dengan tepat jangan sampai keliru

4.   Sikap dalam pelayanan efektif sebagai penerima telepon

Berdasarkan hal-hal yang bersifat umum dan khusus dalam menerima telepon, maka dapat disimpulkan bagaimana cara menerima telepon yang baik bagi seorang petugas  telepon. Yang perlu  diperhatikan adalah 7C, sbb:

a.     Caring à Memerhatikan, mendengarkan, dan mencatat  masalah si penelpon

b.    Commited à Merasa terikat dengan organnisasi, tidak melemparkan permasalahn dengan orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan

c.     Confident à Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah penerima telepon  tidak boleh bersikap merendahkan diri sendiri

d.    Considerate à Bersahabat, menolong dan mengerti emosi penelpon

e.     Controlled à Tidak terbawa emosi pada saat penelpon mengungkapkan kekeccewaan (marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelpon

f.     Creative à Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon

g.    Contagious à Bersikap gembira, antusias, sejuk dan damai kepada penelpon

Ketika menerima telepon, usahakan menerima dengan suara yang baik phonogenic, yang dimaksud dengan phomogenic adalah suara yang baik dalam bertelpon/menerima telpon, yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat dan penuh  perhatian.

Berbicara melalui pesawat telepon harus terdengar  menyenangkan,  dengan criteria :

·         Berbicara dengan kecepatan normal

·         Berbicara seakan-akan berada dihadapan penelpon

·         Berbicara dengan nada suara yang tidak tinggi dank eras

·         Berbicara dengan nada santun, ramah, dan rasa ingin membantu penelpon.

5.   Peralatan dalam menerima telepon

·         Pesawat telepon

·         Kalender meja

·         Jam dinding

·         ATK

·         Lembar Pesan Telpon (LPT)

·         Daftar nomor telepon ekstensi internal

·         Buku daftar telefon masuk

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika mencatat LPT :

·         Mencatat tanggal, waktu,  nama lengkap penelpon,nama perusahaan,nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon

·         Memindahkan segera ke lembar pesan telepon

·         Meletakkan lembar pesan telepon diatas meja oang yang dituju/diatas meja pimpinan agar mudah dilihat

·         Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali

 

Mesin-mesin Komunikasi Kantor

A.  Materi Pembelajaran

Mesin-mesin Kantor untuk Komunikasi

Saling berkomunikasi sesama manusia pada dasarnya adalah untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri. Komunikasi dalam suatu perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kegiatan seperti menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan perusahaan bahkan juga dalam memasarkan barang atau jasa merupakan salah satu bentuk komunikasi. Komunikasi pada masa ini banyak melalui sebuah media alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data dapat cepat disampaikan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang kecil.

1. Interkom atau Aifon

 

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam. Intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelepon. Beudrat adalah kabel yang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat intercom yang lainnya.

Menurut pandangan masyarakat, Intercom merupakan alat komunikasi intern yang menghubungkan rumah yang satu dengan rumah yang lain, antara desa yang satu dengan desa yang lain atau antara satu kota dengan kota lain. Sedangkan menurut pengertian di kantor, Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian  bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi intercom

Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi berfungsi sebagai berikut.

1. Fungsi intercom di kantor

Fungsi intercom di lingkungan kantor, yaitu :

v  Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

v  Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor.

v  Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

v  Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

2. Fungsi intercom pada masyarakat umum

Dalam masyarakat umum, intercom berfungsi sebagai berikut :

v  Sebagai media informasi, Intercom berguna untuk membina kerukunan sosial.

v  Sebagai media pengetahuan, Intercom berguna untuk mendengarkan pengetahuan - pengetahuan yang disiarkan oleh organisasi intercom.

v  Sebagai media hiburan, Intercom sematamata hanya bersifat menghibur melalui acara yang disusun oleh organisasi

Cara mengoperasikannya

Untuk mengoperasikan intercom, dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Intercom yang digunakan di kantor-kantor

v  Angkat handset (gagang telepon)

v  Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud atau yang diinginkan

v  Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C (Call)”, sehingga terdengar nada panggil

v  Lakukan pembicaraan

2. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum

v  Nyalakan tombol On untuk menghidupkan pesawat

v  Pilih atau cari saluran yang dituju

v  Lakukan pembicaraan dengan orang yang dituju.

2. Telepon

 

                                                                                                                                 

Pengertian Telepon

Telepon berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. Sedangkan penyampaian informasi dari jarak jauh dengan mempergunakan pesawat telepon sering disebut dengan istilah telephoning atau peneleponan.

Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell tahun 1874 hinggasaat ini telah banyak mengalami perubahan. Kini, dibeberapa negara penelepon tidak perlu lagi memutar nomor telepon.Mereka cukup masukan kartu khusus, bahkan kita dapat melihat wajah lawan berbicara pada saat menerima telepon.

Sejarah perkembangan telepon

Secara kronologis, sejarah perkembangan telepon adalah sebagai berikut :

a. Tahun 1874, pertama kali telepon ditemukan oleh Alexander Graham Bell

b. Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan sebagai alat komunikasi jarak jauh yaitu antara New York dan Chicago

c. Pada tahu 1915, terpasang trans Pacific sebagai jalur baru untuk komunikasi jarak jauh

d. Tahun 1906, dipergunakannya telepon sistem tabung vacum

e. Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon dengan sistem transistor

f. Tahun 1951, mulai digunakan sistem tenaga baterai

g. Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon mobil

Macam-macam pesawat telepon

Ada beberapa macam pesawat telepon, antara lain:

a. Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah phone

b. PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung)

c. PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator.

Cara penggunaan telepon dapat dibedakan, yaitu sebagai berikut:

Penggunaan telepon untuk percakapan lokal

1. Penggunaan telepon untuk percakapan lokal dapat dilakukan melalui dua cara yaitu:

a. Melalui pesawat sendiri

b. Melalui pesawat umum

2. Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan internasional.

Untuk mengadakan percakapan interlokal dan internasional, ada beberapa cara yaitu sebagai berikut:

a. Melalui pesawat sendiri, dengan memutar kode wilayah yang dikehendaki, dilanjutkan dengan memutar nomor telepon yang dikehendaki. Hal ini dapat dilakukan jika pesawat itu memiliki sentral otomatis.

b. Melalui pesawat dengan mengajukan permintaan kepada operator interlokal pada kantor telepon setempat, dengan menyebutkan:

v  Nomor telepon dimana kita akan bicara;

v  Nama kita dengan jelas;

v  Nama kota dan nomor telepon orang atau instansi;

v  Nama orang atau pejabat yang hendak diajak bicara.

c. Melalui KBU (Kamar Bicara Umum) di kantor telepon. KBU adalah sebuah pos telepon yang disediakan untuk umum agar yang berkepentingan dapat melakukan percakapan dengan aman dan tenang.

1.     Pelayanan telepon dengan SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh)

Untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang telekomunikasi, Perumtel telah memasang suatu jaringan telepon otomatis dengan fasilitas SLJJ. Dengan SLJJ ini dapat diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a. Dapat berhubungan langsung ke kota-kota besar seluruh Indonesia;

b. Percakapan tidak di kenakan minimum 3 menit;

c. Tidak perlu membuang waktu untuk menunggu;

d. Menghemat tenaga dan waktu.

Percakapan dengan SLJJ ini biayanya di hitung berdasarkan lama pulsa, sedangkan banyaknya pulsa tergantung dari jarak berhubungan. Makin jauh dan makin lama hubungan, biaya semakin tinggi. Biasanya pengguna SLJJ pada malam hari akan lebih murah (50%) dari pada percakapan SLJJ pada siang hari.

Cara menelepon dengan SLJJ, sebagai berikut:

a. Siapkan kode wilayah dan nomor telepon lokal yang dituju;

b. Putar kode wilayah SLJJ;

c. Putar nomor telepon lokal.

2. Langkah-langkah menggunakan telepon

Dalam menggunakan telepon, ada beberapa langkah yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:

a. Tata cara menangani telepon ke luar

1) Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya!

2) Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan mengangkat telepon sebelum nomor telepon di ketahui!

3) Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan barulah memutar nomor telepon yang di

kehendaki!

4) Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat teleponnya, katakanlah nama kantor atau instansi dan nomor telepon yang kita kehendaki!

5) Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan bicara yang bukan-bukan!

6) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya gangguan telepon, jangan mengetukngetuk kait telepon!

7) Jika pembicaraan sudah habis, letakkan telepon secara perlahan dan jangan sampai

dalam keadaan miring!

8) Perlu diketahui pada waktu memilih nomor telepon jangan sekali kali menggunakan pensil atau benda lainnya, tetapi pergunakanlah jari telunjuk!

b. Tata cara menangani telepon masuk

1) Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali!

2) Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan block note!

3) Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat misalnya: “Selamat siang, SMK PRISMA Depok“. Hindarkan menjawab dengan mengatakan “halo”!

4) Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian.

5) Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.

6) Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya.

7) Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.

3. E-mail

Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah

salah satu cara komunikasi modern saat ini, yaitu dengan kirim mengirim surat melalui jalur internet.

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

Bila hendak mengirim pesan melalui media ini, sebaiknya harus mengetahui program atau aplikasinya. Salah satu browser yang terkenal adalah microsoft internet explorer, namun ada juga yang komputer lain yang menggunakan mozilla firefox, opera, netscape navigator sebagai aplikasi browsernya. e-mail dianggap yang paling cepat dan termurah karena registerasi pembuatan e-mail masih ada yang gratis, namun terbatas dalam kapasitasnya, e-mail lebih mirip seperti kotak surat hanya saja dalam dunia maya (internet)

Cara membuat e-mail (contoh membuat e-mail dengan situs yahoo.com) :

1. Jalankan aplikasi browser (internet explorer atau mozilla) dan pastikan komputer kamu terhubung dengan jaringan internet, Lalu ketik pada address, ketikan alamat yahoo.com halaman depan www.yahoo.co.id

2. Kemudian klik mail lalu akan muncul halaman log-in untuk mengisi ID e-mail dan passwordnya, bagi yang belum mempunyai email terlebih dahulu mendaftarkan diri dengan mengklik daftar

3. Ikuti semua pertanyaan dengan mengisi keterangan-keterangan yang ada

4. Bila pengisian serta petunjuk diikuti dengan benar, lalu klik buat akun saya, maka pembuatan e-mail akan berhasil

5. perlu diingat ID yahoo atau passwordnya agar tidak kesulitan pada saat membuka e-mail

6. Selebihnya ikuti petunjuk yang ada

7. Pada saat membuka e-mail kembali terlebih dahulu menulis ID yahoo dan passwordnya kemudian klik log-in atau sign-in tidak perlu meng-klik sign-up lagi, atau bisa langsung menekan tombol enter.

4. Ponsel (HP)

 

Handphone saat ini bukanlah hal baru dalam dunia komunikasi. Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam dunia komunikasi, karena dinilai lebih cepat dan lebih portabel, dengan kata lain lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan dapat dibawa kemana-mana. Perubahan yang sangat cepat dalam perkembangan teknologi telepon selular menjadikan telepon selular tergolong dalam beberapa generasi.

Ada pun perkembangan teknologi selular ini dapat dirangkum sebagai berikut:

1. Generasi pertama: analog, kecepatan rendah (lowspeed), cukup untuk suara. Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone) dan AMPS (Analog Mobile Phone System)

2. Generasi kedua: digital, kecepatan rendah - menengah. Contoh: GSM dan CDMA2000 1xRTT

3. Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (highspeed), untuk pita lebar (broadband). Contoh: WCDMA (atau dikenal juga dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO.

Antara generasi kedua dan generasi ke-3, sering disisipkan Generasi 2,5, yaitu digital, kecepatan menengah (hingga 150 Kbps). Teknologi yang masuk kategori 2,5G adalah

layanan berbasis data seperti GPRS (General Packet Radio Service) & EDGE (Enhance Data rate for GSM Evolution) pada domain GSM dan PDN (Packet Data Network) pada domain CDMA.

Ponsel atau biasa kita sebut handphone dibuat dalam berbagai bentuk dan ukuran yang dilengkapi dengan dengan perangkat-perangkat canggih seperti radio dan kamera digital bahkan permainan (game) namun itu tergantung nilai harga ponsel tersebut, makin mahal harga ponsel makin banyak fiturfitur yang terdapat dalam ponsel tersebut.

Terdapat berbagai fitur-fitur komunikasi atau istilah-istilah dalam teknologi ponsel, seperti :

1. SMS (Short Message Service)

Adalah sebuah layanan yang dilaksanakan dengan sebuah telepon genggam untuk mengirim atau menerima pesan-pesan pendek yang berupa teks.

2. MMS (Multi Media Message Service)

Adalah jasa layanan pesan yang memfasilitasi para pengguna telepon selular untuk melalukan pertukaran pesan multimedia. MMS dapat dikatakan sebagai bentuk evolusi dari SMS atau Short Messaging Service, dimana pada layanan pesan tersebut terdapat transmisi jenis media tambahan yang meliputi teks, image, audio, animasi, videoklip atau kombinasi antar media-media tersebut.

3. Voice Mail

adalah fitur pesan berupa suara yang tersimpan pada provider yang digunakan dan fitur ini berfungsi ketika ponsel yang dihubungi tidak dijawab (diangkat). Biasanya pesan yang ada akan diberitahukan oleh provider melalui SMS (Short Message Service). Bila pesan ingin di dengar, kita menghubungi nomor yang telah ditunjuk oleh provider yang kita gunakan

4. Bluetooth

Adalah spesifikasi industri untuk jaringan kawasan pribadi (personal area networks atau PAN) tanpa kabel. Bluetooth menghubungkan dan dapat dipakai untuk melakukan tukar-menukar informasi di antara peralatan-peralatan. Spesifiksi dari peralatan Bluetooth ini dikembangkan dan didistribusikan oleh kelompok Bluetooth Special Interest Group. Bluetooth beroperasi dalam pita frekuensi 2,4 Ghz dengan menggunakan sebuah frequency hopping traceiver yang mampu menyediakan layanan komunikasi data dan suara secara real time antara host-host bluetooth dengan jarak terbatas. Kelemahan teknologi ini adalah jangkauannya yang pendek dan kemampuan transfer data yang rendah.

5. GPRS (General Packet Radio Services)

Adalah suatu teknologi yang memungkinkan pengiriman dan penerimaan data lebih cepat, Sistem GPRS dapat digunakan untuk transfer data (dalam bentuk paket data) yang berkaitan dengan e-mail, data gambar (MMS), dan penelusuran (browsing) Internet. Layanan GPRS dipasang pada jenis ponsel tipe GSM dan IS-136, walaupun jaringaan GPRS saat ini terpisah dari GSM. Dalam teorinya GPRS menjanjikan kecepatan mulai dari 56 kbps sampai 115 kbps, sehingga memungkinkan akses internet, pengiriman data multimedia ke komputer, notebook dan handheld computer.

6. PDA/Smartphone

Personal Digital Assistants disingkat PDA adalah sebuah alat elektronik yang berbasis komputer dan berbentuk kecil serta dapat dibawa kemana-mana. PDA banyak digunakan sebagai pengorganisir pribadi pada awalnya, tetapi karena perkembangannya, kemudian bertambah banyak fungsi kegunaannya, seperti kalkulator, penunjuk jam dan waktu, permainan komputer, pengakses internet, penerima dan pengirim surat elektronik (e-mail),

penerima radio, perekam video, dan pencatat memo.

Selain dari itu dengan PDA (komputer saku) ini, kita dapat menggunakan buku alamat dan menyimpan alamat, membaca buku-e, menggunakan GPS dan masih banyak lagi fungsi yang lain. Bahkan versi PDA yang lebih canggih dapat digunakan sebagai telepon genggam, akses internet, intranet, atau extranet lewat Wi-Fi atau Jaringan Wireless. Salah

satu ciri khas PDA yang paling utama adalah fasilitas layar sentuh.

Cara pengoperasiannya sama dengan telepon biasa pada umumnya, yaitu menekan nomor tujuan lalu tunggu hingga tersambung. Bila telah selesai tekan tombol off atau tombol yang bergambar gagang telepon berwarna merah, bila akan menerima telepon tekan tombol yang bergambar gagang telepon berwarna hijau.

5. Faksimili

 

Faksimili adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel. Untuk penggunaan faksimili yang mempergunakan pesawat telepon, maka terlebih dahulu teleponnya harus menggunakan sistem sambungan SLI (Sambungan Langsung Internasional) dan untuk memperoleh sambungan ini harus mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel.

Cara penggunaannya

Mengirim faksimili

1. Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya, di ADF

2. Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau memasukan secara manual

3. Setelah itu tekan tombol start

Menerima faksimili

1. Angkat gagang telepon

2. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)

3. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon

6. Voice over Internet Protocol (VoIP)

Dengan makin majunya perkembangan teknologi khususnya internet, sekarang ini selain penggunaan e-mail untuk komunikasi tertulis, makin marak komunikasi suara melalui telepon menggunakan jaringan internet yang disebut Voice over Internet Protocol (VoIP), VoIP tidak menggunakan jaringan telepon biasa (analog). Suara kita diubah kembali menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan internet, ditempat tujuan sinyal digital diubah kembali sehingga dapat terdengar oleh lawan bicara.

Untuk menggunakan VoIP, kita perlu jaringan internet kecepatan tinggi (broadband). Bentuknya bisa berupa telepon khusus VoIP, melalui perangkat komputer, maupun dengan telepon biasa yang dihubungkan ke adaptor VoIP khusus. Apabila melalui komputer , kita memerlukan mikrofon dan perangkat lunak (software) khusus VoIP. Sekarang ini ditempat-tempat tertentu seperti : airport, mall, café tersedia layanan “hotspot” dimana kita di area tersebut kita bisa menggunakan VoIP secara nirkabel (wireless)

Keuntungan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol), adalah :

1. Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh. Dengan dua lokasi yang terhubung dengan internet maka biaya percakapan menjadi sangat rendah.

2. Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada untuk suara. Berguna jika perusahaan sudah mempunyai jaringan. Jika memungkinkan jaringan yang ada bisa dibangun jaringan VoIP dengan mudah. Tidak diperlukan tambahan biaya bulanan untuk penambahan komunikasi suara.

3. Penggunaan bandwidth yang lebih kecil daripada telepon biasa. Dengan majunya teknologi penggunaan bandwidth untuk voice sekarang ini menjadi sangat kecil. Teknik pemampatan data memungkinkan suara hanya membutuhkan sekitar 8kbps bandwidth.

4. Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon lokal yang sudah ada. Dengan adanya gateway bentuk jaringan VoIP bisa disambungkan dengan PABX yang ada dikantor. Komunikasi antar kantor bisa menggunakan pesawat telepon biasa.

5. Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabungkan menjadi jaringan yang besar. Contoh di Indonesia adalah VoIP Rakyat.

6. Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari PC sambung ke telepon biasa, IP phone handset

Namun ada pula kelemahan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol), yaitu :

1. Kualitas suara tidak begitu jernih, ini merupakan efek dari kompresi suara dengan bandwidth kecil maka akan ada penurunan kualitas suara dibandingkan jaringan PSTN konvensional. Namun jika koneksi internet yang digunakan adalah koneksi internet pita-lebar / broadband seperti Telkom Speedy, maka kualitas suara akan jernih - bahkan lebih jernih dari sambungan Telpon dan tidak terputus-putus.

2. Ada jeda dalam berkomunikasi. Proses perubahan data menjadi suara, jeda jaringan, membuat adanya jeda dalam komunikasi dengan menggunakan VoIP. Kecuali jika menggunakan koneksi Broadband (lihat di poin pertama).

3. Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet perlu janji untuk saling berhubungan.

4. Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang menghubungkan antara VoIP dengan PABX (IP telephony gateway) relatif berharga mahal. Diharapkan dengan makin populernya VoIP ini maka harga peralatan tersebut juga mulai turun harganya.

5. Berpotensi menyebabkan jaringan terhambat/Stuck. Jika pemakaian VoIP semakin banyak, maka ada potensi jaringan data yang ada menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik. Pengaturan bandwidth adalah perlu agar jaringan di perusahaan tidak menjadi jenuh akibat pemakaian VoIP.

6. Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan baik akan menimbulkan kekacauan dalam sistem penomoran

Bagan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet Protocol)

 

7. Multi Function Device (MFD)

Kecenderungan mesin kantor dengan makin canggihnya perkembangan teknologi serta semakin mahalnya biaya sewa ruangan kantor, membuat berkembangnya mesin yang menyatukan beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus. Mesin ini umumnya disebut Multi Function Device (MFD) atau All-In-One (AiO) yang di dalamnya terdapat fungsi print, fax, scan dan fotokopi. Sebagian MFD bahkan bisa berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.

Harganya amat beragam, tergantung dari fitur-fiturnya, spesifikasi teknis dan kemampuan jaringannya. Fungsi printer bisa berupa tinta ink-jet atau laser, hitam putih maupun berwarna.

Untuk penggunaan di rumah, printer ink-jet hitam putih yang murah sudah memadai sedangkan untuk kantor besar cenderung memakai printer laser berwarna dengan kapasitas jaringan yang besar.

Keuntungan memakai MFD adalah menghemat ruangan dan lebih murah dibandingkan dengan membeli beberapa mesin dengan fungsi berbeda. Kita tidak perlu mengadakan mesin

printer, fax, scanner, fotokopi secara terpisah tetapi cukup dengan membeli satu MFD saja. Kebutuhan pengolahan dokumen dapat dilakukan di satu tempat. Demikian juga dengan daya listrik serta ruangan yang dibutuhkan dapat dihemat.

Kekurangannya adalah apabila salah satu bagian dari mesin rusak, kemungkinan besar seluruh fungsi lainnya tidak bisa dipakai. Kerusakan di satu bagian bisa menyebabkan seluruh sirkuit di dalamnya harus diganti. Selain itu biasanya kualitas fungsi MFD hasilnya tidak sebaik mesin yang khusus.

Contoh dari mesin Multi Function Device (MFD)