Merencanakan dan Mempersiapkan Rapat Bab I

BAB 1

merencanakan dan Mempersiapkan Rapat

A.     PERSIAPAN RAPAT

Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

·       Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

·       What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

·       Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

·       Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

·       When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

·       How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

B.     PERENCANAAN RAPAT

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

1.     Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

Tujuh hal yang harus diperhatikan untuk membuat agenda rapat yang baik :

1.      Mencantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai

2.      Mencantumkan tujuan rapat (mengapa rapat diadakan dan apa yang akan dicapai) dengan tidak lebih dari dua kalimat

3.      Menyebutkan siapa saja yang perlu hadir (dan tambahan informasi lainnya seperti asal organisasi dan jabatan/pekerjaannya) sehingga peserta bisa saling mengenal

4.      Mendaftar topik yang akan dibahas dan urutannya

5.      Mencantumkan perkiraan waktu dari masing-masing topik pembahasan

6.      Menyebutkan bila ada bahan bacaan atau tugas yang harus diselesaikan para peserta sebelum rapat

7.      Bahan dan informasi rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat diadakan

Berikut ini adalah salah satu contoh agenda rapat :

2.     Menentukan Peserta Rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3.     Membuat surat undangan rapat.

Undangan ada yang bersifat resmi dan ada yang bersifat tidak resmi. Undangan yang bersifat resmi adalah surat undangan yang dibuat oleh organisasi, instansi, perusahaan, lembaga, yayasan agar orang atau organisasi yang dituju dalam surat undangan dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak pengundang.

Undangan tidak resmi adalah undangan yang dibuat oleh perorangan yang mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang dibuat pengundang. Misalnya undangan pernikahan, khitanan, syukuran dan lain-lain.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat undangan adalah sebagai berikut:

a.     Menggunakan tata bahasa yang baik dan benar

b.     Mengetahui permasalahan dan latar belakang penyusunan undangan

c.     Memahami aturan-arutan pembuatan surat

Undangan dibuat jauh hari sebelum rapat dimulai minimal 3 – 7 hari sebelum pelaksanaan rapat. Hal ini berguna agar orang yang diundang dapat mempersiapkan terlebih dahulu segala keperluan yang berkaitan dengan undangan rapat. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1.     Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.     Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.     Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.     Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.     Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6.     Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

4.     Membuat daftar hadir peserta rapat.

Daftar hadir rapat perlu disiapkan sebagai kelengkapan administrasi penyelenggaraan rapat. Daftar hadir peserta rapt juga digunakan untuk mendata jumlah peserta yang hadir terkait penyiapan konsumsi dan akomodasi peserta.

Daftar hadir rapat biasanya terdiri dari 4 kolom yaitu : nomor, nama, jabatan/instansi dan tanda tangan.

5.     Mempersiapkan bahan rapat.

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a.   Agenda rapat.

b.   Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c.   Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

6.     Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat.

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain adalah :

a.   While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

b.   Flip chart lengkap dengan spidolnya.

c.   LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

d.   Sound system lengkap dengan mikroponnya.

e.   Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

f.    Block note denagn bolpointnya.

g.   Name tag untuk peserta.

h.   Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan

7.     Mempersiapkan ruang rapat

Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dalam rapat. Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan maksud rapat.

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

a.     Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

b.     Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

c.     Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut:

Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas.

Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi.

·        

Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U.

Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

8.     Akomodasi atau penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

9.     Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

10.  Konsumsi (snack).

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

·           Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

·           Disajikan selama rapat berlangsung.

·           Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

·           Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

7. Kesehatan

Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu di sediakan ruangan kesehatan untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat ada peserta yang sakit. Maka, faktor kesehatan peserta rapat perlu di perhatikan. 

8.   Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1.  Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2.  Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3.  Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.  Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5.  Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6.  Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan rapat sebagai berikut

Tugas:

Susunlah skenario rapat perusahaan untuk membahas perkembangan usaha di masa pandemi. Rapat dihadiri oleh masing2 kepala Cabang dari Medan, Suabaya, Bandung, dan Ygoyakarta.
Buatlah:
1. Susunan Acara
2. Undangan rapat
3. Daftar hadir