Modul II Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat

 

BAB 2

MENYELENGGARAKAN Rapat

 

Permasalahan yang dialami oleh suatu kantor atau organisasi pemerintah tentu kompleks. Permasalahan itu ada yang perlu segera ditangani ada juga yang bisa ditangguhkan di kemudian hari. Masalah yang ada harus ditangani strategi atau cara penanganan yang berbeda-beda. Salah satu cara yang dapat ditempuh adalah dengan mengadakan rapat.

Agar rapat dapat berjalan dengan baik maka ada beberapa hal yang perlu diketahui tentang pelaksanaan rapat antara lain: tipe-tipe pimpinan rapat, tipe-tipe peserta rapat, cara menyampaikan pendapat dalam rapat dan sebagainya.

A.     TIPE-TIPE PIMPINAN RAPAT

 

 

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :

1)   Tipe otoriter

Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

2)   Tipe demokratis

Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok.

3)   Tipe laizess-faire

Pemimpin laizess-faire  adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.

 

B.     TIPE-TIPE PESERTA RAPAT

 

 

Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :

1)   Tipe pemberi informasi

Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.

2)   Tipe pemberi semangat

Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

3)   Tipe inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.

4)   Tipe pemersatu

Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.

5)   Tipe penyerang

Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.

6)   Tipe perantara

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.

7)   Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.

 

C.     FUNGSI PEMIMPIN RAPAT

 

 

Pimpinan rapat memegang peranan penting dalam pelaksanaan rapat agar berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :

1.  Sebagai Pengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.

2.  Sebagai Penengah

Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.

3.  Sebagai Penggerak

Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.

4.  Sebagai Pencari Solusi

Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.

 

D.     FUNGSI PESERTA RAPAT

 

 

Peserta rapat pada prinsipnya dalah subyek dan obyek rapat, artinya peserta rapat adalah orang yang ikut menentukan keberhasilan rapat dan menjadi orang yang diberi informasi selama rapat berlangsung. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :

1.  Sebagai penyumbang pendapat

Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.

 

2.   Sebagai penyumbang data

Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.

3.   Sebagai perumus kesimpulan

Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.

4.   Sebagai pembantu pimpinan

Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.

5.   Sebagai penerima hasil keputusan

Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

 

E.      PENGENDALIAN DALAM RAPAT

 

 

Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :

1.    Penegendalain bebas terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.

2.    Pengendalaian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.

 

3.    Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat

Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

 

F.      TEKNIK BERTANYA DALAM RAPAT

 

 

1.      Pertanyaan umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum. Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?

2.    Pertanyaan langsung

Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.

Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?

3.    Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.

Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?

4.    Pertanyaan terbuka

Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.

Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?

5.    Pertanyaan mengembalikan

Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.

Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.

Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?

6.    Pertanyaan faktual

Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.

Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?

7.    Pertanyaan retoris

Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang sudah mengetahui jawabannya.

Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?

8.    Pertanyaan penghargaan

Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.

Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

9.    Leading question

Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.

Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

 

G.     PENYELENGGARAAN RAPAT

 

 

Pihak yang bertanggung jawab atas kelancaraan penyelenggaraan rapat dari awal hingga akhir adalah pimpinan rapat. Pemimpin rapat biasanya langsung membuka acara rapat apabila rapat rutin dan hanya kalangan internal saja. Akan pembukaan rapat bisa juga dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu instansi/perusahaan atau seseorang yang disegani.

 

1.  Membuka rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :

a.   Acara rapat.

b.   Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).

c.   Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d.   Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

e.   Tujuan diadakannya rapat.

f.    Tanggapan-tanggapan atau saran.

 

2.  Berlangsungnya rapat

Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.

Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :

a.   Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.

b.    Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

 

3.  Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.

 

 

H.     TEKNIK MENYUSUN NOTULA

 

1.   Pengertian Notula

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.

Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.

Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

2. Fungsi Notula

Notula memiliki fungsi penting dalam penyelenggaraan rapat yaitu :

1.    Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2.    Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3.    Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

4.    Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5.    Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6.    Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

 

Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:

1.     Mendengarkan da menulis

2.     Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

3.     Konsentrasi yang tinggi

4.     Menulis cepat

5.     Bersikap obyektif dan jujur

6.     Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

7.     Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

8.     Menguasai metode pencatatan secara sistematis

9.     Menguasai metode pengolahan data

10.  Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.

11. Menyimpulkan hasil rapat

Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut:

1.   Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.

2.   Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.

3.   Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.

4.   Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.

5.   Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapat.

6.   Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.

7.   Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.

8.   Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.

9.   Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.

10.Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

 

3. Macam - macam Notula

Telah dikemkakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidanga (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat. Notula terbagi menjadi dua jenis yaitu:

1.    Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

2.    Notula Rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat da tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak seseuai dengantema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat.

Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus ditulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang notulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya

 

4.    Garis Besar Notula

 

1.    ISI NOTULA

Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :

a.             Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.

b.             Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).

c.             Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.

d.             Tempat rapat.

e.             Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).

f.              Nama dan jabatan pimpinan rapat.

g.             Daftar hadir peserta.

h.            Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.

i.              Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.

j.              Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.

k.             Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.

l.              Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).

m.           Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

 

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

a.   Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).

b.   Bahasa notula mudah dipahami pembaca.

c.   Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.

d.   Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.

e.   Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.

f.    Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.

 

2.    SUSUNAN NOTULA

Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menyusun notula.

1.   Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.

2.   Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ..... sampai selesai ......

3.   Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.

4.   Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa ............, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan .........

5.   Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ......... orang dan yang tidak setuju ......... orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.

6.   Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua rapat tersebut.

7.   Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung.

 

SOAL LATIHAN

Buatlah notula rapat dari soal berikut ini :

 

PT Lintas Cakrawala adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi Virgin Oil Coconut (VCO) . PT Lintas Cakrawala berkantor pusat di Yogyakarta dan memiliki cabang di 4 kota besar yaitu Bandung, Semarang, Surabaya dan Medan. Selama satu bulan terakhir PT Lintas Cakrawala didera demo karyawan yang berkepanjangan. Dalam dua hari terakhir demo telah meluas hingga seluruh cabang PT Lintas Cakrawala. Serikat Pekerja PT Lintas Cakrawala menuntut perusahaan menaikkan gaji karyawan minimal 25% dari gaji yang sekarang mereka peroleh. Meski telah memenuhi Upah Minimum Regional (UMR) tetapi bagi karyawan itu belum mampu mencukup kebutuhan sehari-hari karyawan. Menyikap hal tersebut Pimpinan Pusat PT Lintas Cakrawala mengundang 4 Pimpinan Cabangnya untuk menyelesaikan permasalahan.

Tugas

1. Peserta membuat notula dari rapat yang diselenggarakan oleh roler (pemeran) di ruang khusus.
2. Notula dibuat dengan blanko yang telah disediakan oleh panitia
3. Waktu role playing rapat kurang lebih 25 menit, sesudahnya peserta UKP masuk ke ruang kelas untuk menyusun notula dalam waktu 35 menit

 

Skenario

1. Pimpinan Pusat (Ir. Muhammad Zain Saleh, MBA)

Demo yang telah meluas dan serempak dalam dua hari terakhir dikhawatirkan menimbulkan stagnasi. Perusahaan terancam bangkrut karena tidak menghasilkan barang. Untuk itu pimpinan perlu mendapatkan masukan dari para pimpinan cabang terkait hal tersebut. Tuntutan-tuntutan dari karyawan perlu menjadi bahan pertimbangan.

2. Pimpinan Cabang Bandung (Kusuma Wardani, SE. Akt)

Dari Bandung dilaporkan bahwa unjuk rasa sudah dimulai sejak dua minggu terakhir. Produksi barang anjlok sampai dengan 80%. Cabang telah berupaya melakukan mediasi dengan Serikat Pekerja Cabang akan tetapi belum membuahkan hasil. Oleh karena itu Pimcab Bandung mengusulkan agar Pimpinan Pusat meninjau ulang Upah Minimum Regional (UMR) dan mengadakan Forum Silaturahmi dengan Serikat Pekerja.

3. Pimpinan Cabang Semarang (Susilawati, SE)

Hal yang sama juga terjadi di Semarang, bahkan aksi unjuk rasa semakin anarkis karena massa merusak properti milik PT Lintas Cakrawala. Karyawan yang demo disinyalir adalah karyawan yang tidak produktif.

Serikat Pekerja bahkan  mengancam apabila tuntutan tidak dikabulkan dalam 1 minggu ini maka perusakan yang mereka lakukan akan diperluas sampai area pabrik. Untuk itu Pimcab Semarang setuju dilakukan mediasi dengan seluruh utusan Serikat Pekerja dari pusat sampai cabang. Pimcab Semarang juga mengusulkan perlunya tes psikologi saat rekruitmen pegawai.

4. Pimpinan Cabang Surabaya (Ir. Adi Waluyo Jati)

Meski terjadi hal yang sama dengan cabang yang lain, tetapi unjuk rasa dari Serikat Pekerja Cabang Surabaya cenderung lebih lunak.  Pimcab memandang demo yang terjadi ada hubungan psikologis dengan keadaan yang sedang susah. Pimcab Surabaya mengusulkan perusahaan perlu memberikan tambahan tunjangan kesejahteraan karyawan yang diambil dari dana cadangan perusahaan. Pimcab Surabaya juga mengusulkan untuk memberikan sanksi tegas kepada karyawan yang telah bertindak anarkis. Apabila perlu karyawan tersebut di PHK.

5. Pimpinan Cabang Medan ( Maharani Dewi, SH)

Aksi demo yang terjadi menurut Pimcab Medan dapat dimaklumi oleh karena perekonomian negara yang masih belum stabil. Pimcab Medan memberikan masukan demo juga perlu disikapi dengan adanya PHK. Disamping itu perlu menjajagi kemungkinan ekspand (ekspor ke Luar Negeri) guna menambah laba perusahaan

Kesimpulan Pimpinan

1.          Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku sekarang  akan ditinjau ulang melalui rapat direksi.

2.          Karyawan yang terlibat tindak anarkhis akan ditindaklanjuti dengan PHK dan proses hukum kepada pihak berwajib.

3.          Tes penerimaan karyawan akan lebih diperketat dengan melibatkan psikolog dari luar.

4.          Perusahaan akan memberikan tambahan tunjangan dari dana cadangan perusahaan.

5.          Perusahaan akan membentuk tim khusus untuk menjajagi kemungkinan ekspor ke Luar Negeri.

 

SOAL 2

Aktivitas

1.         Buatlah notula rapat pada praktik di Kegiatan Belajar 1 (lihat Aktivitas hal. 22) !

2.         Buatlah notula rapat dari pelaksanaan rapat berikut ini.

Petunjuk

a.       Rapat dilaksanakan pada hari ini, pukul 09.00 s.d selesai

b.       Rapat dipimpin oleh Bapak Ir. Irwansyah, M.Si

c.        Peserta rapat adalah para kepala cabang, yaitu:

·           Dwi Astuti, pemasaran wilayah Jabodetabek

·           Surya Agung, pemasaran wilayah Bandung

·           Edi Purnama, pemasaran wilayah Purwakarta dan Sumedang

·           Sari Dewi, pemasaran wilayah Bogor dan Sumedang

·           Firman, pemasaran wilayah Banten

d.       Sifat rapat tertutup

 

SKENARIO RAPAT

 

Ketua Rapat      :    Saudara sekalian, selamat pagi dan terima kasih atas kehadiran Saudara pada undangan rapat pada hari ini. Rapat pagi ini sangat penting bagi kemajuan usaha kita, karena setelah kami periksa pada laporan bulanan ternyata omzet penjualan produk kita mengalami penurunan yang memperihatinkan. Oleh karena itu, kami minta Saudara memberikan masukan dan informasi bagaimana cara terbaik untuk meningkatkan kembali penjualan produk kita, agar omzet penjualan tetap stabil. Silahkan Saudara memberikan tanggapan atau usulan untuk meningktakan kembali usaha kita.

Dwi Astuti           :  Maaf Pak, menurut saya menurunnya omzet penjualan kita dikarenakan semakin banyaknya saingan produk yang sejenis, sehingga perlu kiranya kita meninjau kembali mutu produk kita, agar tetap bisa bersaing dengan produk yang lainnya.

Surya Agung     :    Saya setuju dengan pendapat Ibu Dwi Astuti. Kita harus selalu meningkatkan mutu produk kita dan harga yang ditawarkan kepada masyarakat juga jangan terlalu tinggi, sehingga kurang terjangkau oleh masyarakat.

Edi Purnama     :    Kalau saya menyoroti dari sisi lain Pak, menurut saya penurunan penjualan produk kita ini disebabkan juga krisis ekonomi yang terjadi dinegara kita, sehingga daya beli masyarakat menjadi berkurang. Saran saya bagaimana jika cara pemasaran produk ini  kita lakukan  dengan door to door dang dengan sistem kredit, sehingga masyarakat akan lebih dekat dengan produk kita.

Sari Dwi             :    Selama ini kita belum mencoba pemasaran dengan cara door to door, tetapi hanya melalui sistem agen. Oleh karena itu, sya sangat setuju dengan usulan Bapak Edi.

Firman               :    Kalau saya mengusulkan dibentuk tim yang melakukan riset pasar untuk mendapatkan data yang akurat tentang mutu dan harga produk kita dibandingkan dengan produk sejenis. Kita juga bisa mengetahui produk apa yang diinginkan masyarakat, sehingga kita bisa lebih memenuhi keinginan masyarakat.

Ketua Rapat      :    Saudara sekalian, terima kasih atas usulan, masukan dan saran-saran yang telah Saudara berikan. Kesimpulan yang dapat diambil dari rapat hari ini adalah sebagai berikut:

·      Untuk meningkatkan omzet penjualan kita perlu melakukan riset pasar.

·      Memeperhatikan dan meningkatkan mutu produk

·      Pemasaran dengan cara door to door dan melayani pembelian dengan sistem kredit.

Demikian rapat kita pada hari ini, mohon kerja sama dari kita semua untuk terus meningkatkan omzet penjualan produk kita dan selamat bertugas kembali.